Word（またはLibreOffice WriterやGoogle Docsなどの同等のプログラム）での作業と記述は、テキストの書式設定のすべての問題と困難に対処することを意味します。 コンピューターで文書を書くのは簡単ですが、基本を知らないと、テキストの書式設定や表示方法、段落、改ページ、マージンなどの変更がイライラする可能性があります。
誰もがドキュメントの途中で空のページを見る、章を分割できない、印刷が画面に表示されるものと異なることを見るという問題を抱えています。
Microsoft Wordで文書を作成する際に大幅に改善し、可能な限りエラーを制限できます。Wordでのテキストの書式設定のしくみと、それを制御するために使用できるツールを学習する必要はありません 。
この記事の手順はWord 2010に基づいていますが、特に明記しない限り、以前のバージョンとそれ以降のバージョンのWordの両方で動作するはずです。
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1） Microsoft Wordのフォーマットの3つのレベル
Wordで文書をフォーマットするための最初のトリックは、Wordがテキストのフォーマットを解釈する方法を理解することです。
人間の心は、文書は文を構成する単語、段落を構成する文、ページを構成する段落などで構成されていると考えています。
ただし、Wordの場合、各ドキュメントは3つの基本レベルで構成されます。
- セクション ：各Word文書には1つ以上のセクションがあります。
- 段落 ：各セクションには1つ以上の段落があります。
- 文字 ：各段落には1つ以上の文字があります。
Wordを使用すると、ドキュメント全体またはドキュメントの特定のページに書式設定を適用できるように見えますが、実際には、すべてのルールは常にドキュメント全体ではなく、これら3つのレベルのいずれかに適用されます。
2） 隠されたキャラクターを見る
Microsoft Wordでテキストを書式設定し、スタイルを操作する方法を学習するには、少なくとも目に見えなくても「見える」ようになるまで、非表示の文字を常に表示する必要があります。
メインツールバーで、 ¶記号の付いたボタンをクリックして、ドキュメントの構造の記号である印刷不可文字と非表示文字を表示します。
これで、シートの両側がドットで汚されて表示され、¶ドットで終わる各行の終わりに¶が表示されます。
Wordでは、キーボードで押すボタンはそれぞれ文字ですが、文字、数字、句読点のみが表示されます。
[非表示の文字を表示]オプションを使用して、Enter、Tab、およびスペースバーを押して、これらも印刷可能ではなく文字として解釈されることを理解してください。
テキストにコピーして貼り付けると、これらの文字もコピーされます。
テキストの周りにあるすべての奇妙な文字を見るのは少しugいかもしれませんが、フォーマットを確認するにはそれに慣れる必要があります。
¶キーを再度押すと、非表示の文字を常に無効にすることができます。
[ファイル]-> [オプション]-> [表示]に移動して、表示および非表示にする文字を正確に制御できます。
表示されないのはドキュメントのセクション区切りのみで、ドラフトビューに切り替えたときにのみ表示されます（メニュー[表示]-> [構造] ）。
3） セクションを確認する
セクションはドキュメントのフロー全体を制御します。
すべてのMicrosoft Word文書は、次の変更が追加されると変更される単一のセクションで始まります。
-手動セクション区切りが挿入されます。
セクション区切りを挿入することにより、手動で新しいセクションを作成できます（Wordメニューの[ レイアウト ] -> [区切り]で ）
セクション区切りには2つのタイプがあります。1つはページ上のテキストを区切り、もう1つは区切りが挿入される同じページに書き込みを続けます。
Wordでは、奇数と偶数の改ページもあります。
-特定のページのフォーマットが変更されました。
Wordにはページは表示されず、セクションのみが表示されることに注意してください。
特定のページまたはページ範囲の書式を変更すると、Wordは自動的に上下にセクション区切りを挿入することにより、それらの新しいセクションを作成します。
ページレベルの書式の変更は、セクション全体に適用されます。
セクションを管理する方法とそれらが何であるかを本当に理解していない場合、特にセクションを管理するにはデザインビューを使用する必要があるため、セクションは本当にあなたを夢中にさせます。
典型的な初心者の間違いは、Enterキーを数回押して、ページを中断せずに次のページの書き込みに切り替えることです。
4） 段落を使用する
段落は、おそらくMicrosoft Word文書の最も重要な要素です。
テキストの書式設定がすべて成功するかどうかは、その動作を理解することにかかっています。
段落は、折り返しで終わるフレーズです。 次にEnterを押します。
Wordでは、段落は記号で示されます¶
段落記号は、テキストの構造に関するすべての情報を提供するため、重要かつ特殊な文字です。
¶を見ると、Enterを数回押すことで次のページに移動したり、コピーアンドペーストでフォーマットが失われるなどのエラーを回避できます。
これは、シンボル¶もコピーされないためです。
Wordで書くには、これらの文字を見て、文の終わりを常に知ることが不可欠です。
5） スタイルを使用して書式を整理および適用する
1つのスタイルは、一度にテキストに適用できるフォーマット情報のコレクションです。
スタイルは、ドキュメントに同じフォーマットを適用するのに役立ちます。
Wordの[ホーム]メニューでは、段落スタイルと文字スタイルの2種類の定義済みスタイルから選択できます。
高速スタイルは、メインバーのドロップダウンメニューから使用できます。
- 段落スタイルには、段落全体に適用される書式設定（テーブル、行間隔、境界線およびインデント）、および文字書式（フォントの種類、サイズ、色）も含まれます。
段落スタイルには¶記号が付いています。
- 文字スタイルには、段落内の選択した文字のフォーマットに関する情報のみが含まれます。
文字スタイルには、文字、文字、数字の書式のみが含まれます。
段落内で文字スタイルを適用すると、段落スタイルが上書きされます。
既存のスタイルを編集できますが 、このコントロールを使用する場合は、それらをそのままにして独自の スタイルを作成することをお勧めします。
新しいスタイル作成オプションでは、クイックスタイルメニューに追加することをお勧めしますが、自動更新オプションを有効にしないでください。
統一されたドキュメントを作成するには、次の段落に同じスタイルを自動的に使用することをお勧めします。
タイトルまたはキャプションには、異なるスタイルを使用することをお勧めします。
Wordのスタイルのすべての基本は 、 このページのイタリアのOfficeガイドで詳細に説明されています。
6） 最初に文書を準備する
Wordのセクションの問題を解決したり、既製のドキュメントのスタイルの問題を解決しようとすることほどイライラすることはありません。
Wordで記述する最良の方法は、書式設定を気にせずにそれを実行し、終了したら、新しい文書を開き、適切に準備し、古い文書から新しい文書にテキストをコピーし、書式なしのテキストとして貼り付けることです。
別の記事では、コピーしたテキストをフォーマットせずに貼り付けるプログラムについて報告しています。
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